作者：admin  转载自：  发布日期：2008-7-22

随着市场的不断繁荣以及各类企业的不断进步，相关办公设备的需求呈现出逐年增长，且不断更新的趋势。办公用品的采购不再局限于过去的铅笔和账簿，办公设备也由传统单一的硬件产品向包括网络软件等在内的多元化方向转变。如何根据本企业的特点购买和配备办公设备已经成为一门学问。

　　一、小型企业篇

　　小型企业的办公流程中通常有以下共同之处：首先，小公司所涉及的业务相对单一，因此其办公流程不会过于复杂。其次，办公场所小，环境单一。第三，办公人员少，一人需要从事多项工种的操作。

　　以上特点就可以作为小型企业采购办公用品的参考因素。下面，我们以一家小型网络公司或广告公司为例。他们日常的工作就是采集市场行情，撰写导购指南，然后发布在网络上；当然作为媒体，对硬件产品进行评测，并撰写报告，是必不可少的。而且公司不仅是纯粹的网站，它同时还是某个知名媒体的广告代理商，并且担任某个厂商的公关部门。　　我们现在来分析一下办公需求，作为专业的网络ＩＴ媒体，它的大部分工作都是在网络上完成，对于打印任务的需求量极少，但还是需要满足少量打印任务的；扫描仪则是从来没有这种需要，因此不用购买；作为媒体，在评测的时候，需要对产品拍照，一款微距优秀的数码相机是必不可少的。作为广告代理商，它的职责就是让厂商投放广告到它代理的媒体上，这是个全国知名的ＩＴ纸媒体，不过即便如此，打印量也不是很大，因为它仅需要打印一些广告策划文案，广告单据等；不过由于经常需要把单据、报价单发给客户，一款性能优秀且担当得起高负荷的传真机，对于广告公司来说是必不可少的。作为公关部门，它每月需要发布大量的文章，并需要打印多份，以便存档或者交给厂商，打印量巨大，不过由于并没有彩色的需求，因此一款优秀的黑白激光打印机即可满足需求。另外，公司还要求每个办公桌都有一台电话，如果每个职员都使用一个号码的话，显然是不现实的，因此它需要一个电话交换机，再接入外来的两路电话，公司的职员大约１５个左右，为了方便以后的扩充，它们选择了有３２个接口的电话交换机。

　　二、中型企业篇

　　这里说的中型企业主要是指新兴公司。坐在Ｏｆｆｉｃｅ办公的人基本上在８０人左右。现在无论是新兴的公司，还是传统的企业，为了在激烈的竞争中能够获得胜利的筹码，无一不把信息化和办公自动化提上了日程。而ＩＴ观念将会越来越浓厚，公司也开始聘请专业的ＩＴ人员，可以说未来的办公模式将是ＯＡ与ＩＴ的相互融合。中型企业ＩＴ应用层次主要分为三个层次：第一个层次是单机商务应用，即简单的文字处理和上网获取信息；第二个层次是简单的局域网应用，以实现协同办公、信息共享和对外交流；第三个层次是企业个性化应用和电子商务。目前，在拥有计算机的中小型企业中有相当一部分企业还只停留在第一个层次的单机应用，距离实现电子商务的阶段还相差甚远。为了使公司内部的办公产品和其它设施能够物尽其用，有个建设良好，且性能稳定的办公网络是必不少的。我们以一家专业的广告公司为例，主要营业性质是市场调研、广告投放、公共关系、广告设计等。涉及的客户包括汽车、ＩＴ、日常生活用品等，其中广告的制作又有视频广告（电视媒体）和平面广告之分。可想而知，在选择办公产品或者公司组建初期，需要购买的办公产品非常多，而且几乎都是有着专业性质的。对于广告设计，经常会有大量的图片文档需要打印，这就需要拥有表现优秀的喷墨照片打印机，但在某些对质量要求不高的彩色图片则用彩色激光打印机就可以满足需求了；由于市场调研或者公司内部使用的资料管理等，可能会需要很多相同的文件，因此一部复印机是必不可少的；此外在设计制表或者广告设计的时候，又需要扫描一些文档，这样一款专业的扫描仪也应该说是必备的。再看看如果要进行视频广告的制作，需要一些什么东西，电脑嘛，在广告行业最流行的莫过于苹果机了，当然你也可以购买ＰＣ机加上专业的视频编辑卡同样可以使用。此外传真机，组建局域网的交换机、路由器等都是必须的。

　　三、大型企业篇

　　一个大型公司或者企业并非只是一个庞大的独立体，而是基于很多个小型办公单元的有机组合，比如设计部、市场部、公关部。这些部门之间不仅在职责和任务上会存在区别，在地理环境也有不同，比如在同一办公楼的不同楼层。在此种情况下，企业就不能如中、小型企业那般，由于空间的狭小，把办公产品都堆放到一个区间进行集中管理。现在是需要大量不同品牌、型号的产品，并按照物理环境、工作的需要摆放在不同的位置，进行最佳布局。

　　此外，为了提高效率，还有对整个公司内部的信息共享、无缝管理，尽可能需要这些产品具有智能化、可提供网络功能。比如打印机具有网络端口，以满足共享打印的需要。同时由于打印的材料比较多，打印机还应具有高负荷和快速打印能力。当然，为了实现公司内部的信息和资源共享，组建一个内部Ｗｅｂ网络也显得非常重要。比如让不同工作组之间在Ｗｅｂ控制上，具有相应独立的权限，进行信息发布，从而让整个公司内部和企业领导得知工作的进展。与此同时，公司的信息和公告也可以及时在首页发布出来。对于大型企业来说不仅仅需要注意成本问题，其它细节和实质的地方尤其值得关注。毕竟，企业购买办公产品是来满足工作，提高效率需求的，如果一味地省钱，却没有获得预期的效果，那还有什么意义？我们在购买办公产品的时候也可以按照此原则去办事，其实很多企业花费数十万、甚至百万的资金去上马ＥＲＰ、ＢＰＭ等项目，不正是为了提高工作效率，获得更好的商业回报吗？由此可知，大型企业的办公产品不能够过分强求低价格，它应该能支持高负荷的工作强度，具备优秀的性能，有智能特性，并与整个办公环境进行无缝的连接。大型企业中，满足不同需要的产品虽然都由公司统一采购，若没特殊要求，同一品牌型号它们通常会购置多件产品，以满足成本的要求，而且也方便公司内部管理。